Strategie, Planung, Umsetzung, Rollout, Training für die Digitale Transformation
Enterprise 2.0 ist aus meiner Sicht in allererster Linie eine Frage der Kommunikation. Kommunikation mit den Kunden, mit den Partnern, mit den Kollegen, Mitarbeitern und den Vorgesetzten. Kommunikation mittels Web 2.0 und Social Media Elementen bietet die Grundlage für Collaboration und modernes Wissensmanagement.
Wie das Wissensmanagement im Enterprise 2.0 aussehen kann, habe ich mit dem Begriff „Lernende Organisation“ beschrieben.
Dokumentenmanagement im klassischen Sinne (eher Enterprise 1.0) basiert auf einem DMS (Dokumentenmanagementsystem), welches alle Dokumente im Unternehmen speichert, verwaltetet, verschlagwortet und mittels Suche wieder auffindbar macht. Der Versuch, das Wissen des Unternehmens aus den Köpfen der Mitarbeiter in Dokumente zu bekommen, ist seit Jahrzehnten überwiegend gescheitert. Weder Zwang oder Druck noch Belohnungssysteme haben auch nur annähernd das Ziel erreicht, das DMS zu füllen.
Heute veraltet Wissen immer schneller. Projekte (Mitarbeiter) benötigen Wissen immer schneller, flexibler, zu jeder Zeit an jedem Ort. Starre Dokumente sind oft zu langsam. Andererseits gibt es auch Informationen, die für einen bestimmten Zeitraum festgelegt werden, oder aus verschiedensten Gründen dauerhaft archiviert werden müssen.
In den allermeisten Fällen werden beim Stichwort Planung sofort viele IT-Systeme aufgezählt und verglichen. Das geschieht meist viel zu früh und führt zu IT-Projekten, die am Ende im Sinne der Kommunikation im Enterprise 2.0 nicht erfolgreich sind.
Zuerst muss eine Strategie daher. ECM bezeichnet das Enterprise Content Management. ECM sind keine IT-Systeme, sondern das Management von Enterprise Content. Also aller Content im Unternehmen (Dokumente, Wissen, Webcontent usw.) wird in einer ECM Strategie zusammengefasst.
Danach, wenn aller Content erfasst ist und eine Strategie das ECM beschreibt, kann mit der Auswahl von passenden IT-Systemen begonnen werden.
Es gibt keine Standard-Antwort auf diese Frage. Hier muss jedes Unternehmen seine eigene Lösung finden.
Dennoch vielleicht eine Richtung: als zentrale Plattform für Wissen und Collaboration gibt es einige Angebote an „Social Software“, die sich für den Einsatz im Unternehmen besonders eignen. Oft ist das Wiki ein zentrales Element, in dem Wissen „leben“ kann und das User mit gleichen (Fach-)Interessen verbindet. Aber auch CMS und DMS Systeme sind oft daneben erforderlich und je nach Unternehmen sollten sie ggf. untereinander gekoppelt sein.
DMS Systeme erfüllen dabei oft nur noch den Zweck der Archivierung.
CMS Systeme sind oft für den Webcontent zuständig.
Wie gehen Sie mit Content und Dokumenten in ihrem Unternehmen um ?
Trotz dieser Probleme eines DMS, ich sehe hier auch die Redundanz als Problem an, die in Hypertexten vermieden werden kann, denkte das Business häufig nur in Dokumenten. Nur wer soll die dann in Web Content übertragen?